KOMUNIKASI
BISNIS #
 |
DISUSUN
OLEH :
NAMA : INTAN FEBRIANI
KELAS : 4EA45
NPM : 15214368
DOSEN :
TANTYO SETYOWATI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
J1
KALIMALANG
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur saya panjatkan
kehadirat Allah SWT karena atas berkat, rahmat, dan kehendak-Nya saya dapat
menyelesaikan penyusunan tugas ini, yaitu mata kuliah Komunikasi Bisnis atau
mata kuliah softskill yang diajarkan oleh dosen Tantyo Setyowati.
Dalam tugas saya kali ini akan
membahas tentang pengertian etika komunikasi dalam bisnis yang disertai contoh
kasusnya. Yang kemudian akan saya upload ke blog saya febrianiintan5957
blogspot. Semoga dengan saya meng-upload tugas saya ini ke dalam blog saya,
saya dapat membantu mahasiswa/i lain dalam mengerjakan tugas sejenis dengan
materi yang saya akan bahas saya ini.
Tetapi saya menyadari dalam
penulisan tugas ini tak luput dari kesalahan karena kesempurnaan hanya milik
Allah SWT.
Jakarta, 11 Januari 2018
Intan Febriani
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................. 1
KATA PENGANTAR ........................................................................................... 2
DAFTAR ISI .......................................................................................................... 3
PERAN
KOMUNIKATOR DALAM BISNIS DAN ORGANISASI ................ 4
TUJUAN DARI
KOMUNIKASI DALAM BISNIS ........................................... 6
UMPAN BALIK DAN BENTUK-BENTUKNYA
.............................................. 7
KESALAHPAHAMAN
DALAM KOMUNIKASI ............................................. 9
MEMPERBAIKI
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI ............................ 10
ORGANISASI DAN
KOMUNIKASI ............................................................... 10
FUNGSI
KOMUNIKASI .................................................................................... 11
PROSES DAN UNSUR
KOMUNIKASI ........................................................... 13
KOMUNIKASI ANTAR
PRIBADI ................................................................... 14
KOMUNIKASI DALAM
KELOMPOK ............................................................ 15
JARINGAN
KOMUNIKASI .............................................................................. 15
KOMUNIKASI
KEORGANISASIAN .............................................................. 15
HAMBATAN-HAMBATAN
TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF .......... 16
MENGATASI
HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI ......................... 17
SUMBER REFERENSI
....................................................................................... 18
PERAN
KOMUNIKATOR DALAM BISNIS ATAU ORGANISASI
Komunikasi tidak akan terjadi jika
tidak ada seorangpun yang membutuhkannya. Seseorang akan membutuhkan komunikasi
jika dia menyadari adanya mahluk hidup lain selain dirinya. Jika dunia begitu
sunyi dan tidak ada mahluk hidup, maka tidak akan pernah tercipta komunikasi, dan
kita tidak perlu belajar tentang sistem komunikasi.
Manusia membutuhkan komunikasi untuk
bertanya, berdiskusi, menyampaikan informasi dan menerima infromasi dari orang
lain. Tanpa komunikasi, tidak akan ada pesan atau informasi yang perlu dikirim
dan disampaikan.
Komunikasi merupakan
aspek terpenting dalam sebuah relasi baik itu secara internal maupun eksternal,
dan menyangkut segala bidang kehidupan dalam masyarakat, komunikasi bermanfaat
memelihara dan menggerakan kehidupan ia juga sebagai penggerak dan alat untuk
menggambarkan aktifitas masyarakat dan peradaban, peradaban dalam berbagai
bidang kehidupan baik dalam bidang, sosial, politik, ekonomi, pendidikan dan
secara khusus dalam dunia bisnis. Berikut akan dijelaskan apa saja peranan
komunikasi dalam dunia bisnis:
1.
Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar
Penyelenggaraan
komunikasi dengan pasar, merupakan hal yang mutlak dalam dunia bisnis secara
khusus bagi setiap produsen yang ingin mennghasilkan relasi yang baik dengan
pasar sehingga dapat memperluas jaringan dan juga demi berkembangnya bisnis
yang digeluti.dan juga untuk menghasilkan produk yang di tujukan bagi setiap
konsumen.
Untuk
mencapai sasaran atau tujuan bisnis yang maksimal maka ada perbagai prosedur
dan langkah alternatif yang ditempuh untuk dapat menyempaikan pesan kepada
setiap konsumen yang tidak dikenal,kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran
khusus seperti periklanan, karna periklanan dalam rangkaian usaha yang
dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya
dapat mencakup semua bidang masyarakat dengan lebih efektif dan efisien .
Sarana
sarana komunikasi perdagangan yang tersedia antara lain adalah dalam
wujud, pengiriman surat, percakapan telepon, kunjungan
pribadi dan lain lain jenis jenis sarana komunikasi
perdagangan yang disebutkan di atas hanya sesuai apabila di pergunakan dalam
daerah pemasaran arang dan jasa yang ruang lingkupnya terbatas.
2.
Konsep Dasar dan Peranan
a.
Konsep dasar komunikasi
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan
berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam
kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam
masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan
terlibat dalam konunikasi.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri
begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik
suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula
sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan
berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi
informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur
semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru,
maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid
tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah
memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi
dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu
dalam pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua
organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator
dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka
(Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih
dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.
Ada beberapa konsep komunikasi yang
cenderung digunakan dalam komunikasi bisnis:
1)
Pengirim pesan
Pengirim pesan adalah
individu atau orang yang mengirim pesan. pesan atau informasi yang akan
dikirimkan berasal dari si pengirim pesan. oleh sebab itu sebbelum
pengirim mengirim pesan , pengirim harus membuat terlebih dahulu konsep pesan
yang akan di kirim.
2)
Pesan
Pesan adalah informasi yang akan
disampaikan kepada penerima pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal.
pesann verbaldapat disampaikan secara tertulis seperti: surat, buku, majalah,
memo , sedangkan pesan secara lisan dapat berupa percakapan tatp muka ,
percakapan melalui telepon , radio, dan sebagainya . pesan yang nonverbal dapat
berupa isyrat gerakan badan ,ekspresi muka dan nada suara.
3)
Saluran
Saluran adalah jalan yang dilalui pesan
dari si pengirim dan penerima. channel yang biasa yang digunakan dalam
komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat dilihat dan didengar.
misalnya bila dua orang bercerita tatap muka gelombang suara dan cahaya di
udara berfungsi sebagai saluran .
4)
Penerima pesan
Penerima pesan adalah yang menganalisis
dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya .
Keberhasilan komunikasi bisnis juga
sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas
komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa
hal :
- Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi
apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
- Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan
komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu
adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang
tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data
yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur
mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga
diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang
dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang
menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama
agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat,Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu
dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
A.
TUJUAN DARI KOMUNIKASI DALAM BISNIS
Komunikasi merupakan
sesuatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan seseorang dengan orang lain,
begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya mempunyai
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan – tujuan dari komunikasi tersebut antara lain
:
·
Menentapkan dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.
·
Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara
individu maupun kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi
·
Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.
·
Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya seperti efektif dan efisien.
·
Memilih, mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi
tersebut.
·
Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu
iklim kerja di mana setiap orang mau memberikan kontribusi.
Tujuan komunikasi data :
·
Pengiriman data dalam jumlah besar dan efisien.
·
Penggunaan sistem komputer dan alat pendukung secara
bersamaan.
·
Menggunakan sistem komputer secara terpusat/tersebar.
·
Mempermudah pengolahan dan pengaturan data.
·
Mendapatkan data secara langsung dari sumbernya.
·
Mempercepat penyebaran informasi.
Operasi komunikasi data :
·
Pengumpulan data/data collection.
·
Pertukaran informasi/information exchange.
·
Menyimpan dan mengambil data/data storage and access.
·
Time sharing.
·
Program to program communications.
·
Remote computing.
B.
UMPAN BALIK DAN BENTUK-BENTUKNYA
Komunikasi merupakan
aspek yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia. Komunikasi yang baik
tentunya akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan
komunikasi ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah
berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media,
komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold
Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini,
umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan
komunikasi.
Keberhasilan
komunikasi bisa dilihat dari tujuannya: tercapai atau tidak. Selain itu,
sebelum melakukan komunikasi, kita harus mengetahui siapa sasaran kita. Dalam
hal ini, komunikator memainkan peranan penting dalam komunikasi. Tujuan dari
pesan itu sendiri harus disesuaikan dengan jenis pesan yang akan disampaikan.
Apakah hanya supaya komunikan megetahui (metode informative) atau
komunikan melakukan tindakan tertentu (persuasif atau instruktif).
Penjelasan
keberhasilan komunikasi dalam kerangka tujuan menunjukkan betapa pentingnya
elemen komunikator dalam menentukan keberhasilan komunikasi. Karena dalam
melakukan komunikasi, komunikator harus lebih dulu mengetahui keadaan
komunikan. Keadaan komunikan yang sedang sedih, gembira, dan sebagainya sangat
menentukan keberhasilan komunikasi. Disinilah peran komunikator yang harus
dapat menilai apakah komunikan dalam keadaan siap atau tidak untuk
berkomunikasi. Bila dianalogikan dengan seorang siswa-naik atau tidak naik
kelas-sebenarnya, bergantung pada kemauan siswa itu sendiri. Apabila
komunikator maksimal dalam mengusahakan suatu komunikasi yang baik dengan
mempertimbangkan segenap aspek komunikasi, termasuk media apa yang akan
dipakai, baik itu media primer (dengan cara tatap muka), maupun sekunder
(radio, televisi, surat, dan sebagainya), maka komunikasinya akan berhasil.
Pemilihan media yang
tepat dalam melakukan komunikasi turut memberikan peranan dalam menentukan keberhasilan
komunikasi. Media primer yang paling banyak digunakan adalah bahasa.
Kesalingmengertian dalam bahasa tidak hanya sebatas kerangka terjemahan saja,
tetapi juga pada kerangka pemaknaan. Lebih lanjut, kesalingmengertian juga
didasari pada faktor frame of reference. Sedangkan dalam
menggunakan media sekunder (surat kabar, radio, televisi, dan sebagainya),
keefektifan tercapai dalam menjangkau komunikan dalam jumlah yang banyak
(massa). Namun, kelemahan aspek ini adalah hanya sebatas pada pesan yang bersifat
informatif saja. Sehingga umpan balik yang ditimbulkan tidak dapat diketahui
secara langsung.
Umpan balik yang
ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator
tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan balik
(feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah
komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal. Keberlangsungan
komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh umpan balik sebagai bentuk
penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang siswa-dia naik kelas atau
tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai raportnya.
Dengan mengetahui
umpan balik yang dikirimkan oleh komunikan, maka sebagai komunikator, kita akan
dapat langsung mengetahui apakah tujuan dari pesan kita tersampaikan atau
tidak. Apakah umpan balik itu berupa respon negatif ataupun respon positif.
Contoh kecil ketika kita berceramah atau berpidato di depan khalayak umum. Maka
kita akan dapat melihat reaksi apa saja yang dilakukan oleh pendengar di depan
kita. Mungkin ada yang tekun memperhatikan, ada yang mengobrol dengan teman di
sampingnya, ada yang menguap karena bosan, atau melakukan interupsi atas apa
yang kita sampaikan. Semua perilaku atau reaksi yang dilakukan oleh penonton di
depan kita merupakan umpan balik yang langsung diberikan kepada kita sebagai
komunikator.
Orang yang
mendengarkan dengan tekun mungkin memberikan respon positif sedangkan yang
mengobrol dengan teman di sampingnya memberikan respon negatif. Namun,
kesimpulan ini tidak kaku. Artinya, mungkin tubuh orang yang ‘kelihatan’ tekun
mendengarkan, berada di depan kita, sedangkan pikirannya jauh berada di luar
sana. Namun sebaliknya, orang yang mengobrol dengan temannya, mungkin sedang
asyik berdiskusi tentang apa yang kita sampaikan. Bahkan, diam pun bisa disebut
sebagai umpan balik yang menandakan dua hal, apakah ia mengerti atau tidak sama
sekali.
Dari uraian di atas,
penjelasan-penjelasan tentang peranan unsur-unsur komunikasi dalam menentukan
keberhasilan komunikasi saling berkaitan satu sama lain. Namun, pada dasarnya,
umpan baliklah yang paling menentukan. Hal ini dikarenakan umpan balik sebagai
hakim atau pos terakhir yang dapat memutuskan apakah komunikasi dapat
berlangsung atau tidak.
C.
KESALAHPAHAMAN DALAM BERKOMUNIKASI
Misunderstanding
(kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat
berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan
ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi
yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi.
Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam
kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang
menentukan kehidupan orang banyak.
Salah satu bentuk
kesalahpahaman yang cukup “parah” adalah cultural misunderstanding, atau
kesalahpahaman kultural. Dalam hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat
menjadi penghalang terjalinnya komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang
lelaki Sunda memiliki menantu pemuda Jawa. Saat si menantu akan makan, demi
kesopanan dan etika, dia menawari mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan
orang yg lebih tua, digunakan kata “dhahar” yang artinya sudah sangat halus.
Padahal, jika kata “dhahar” ini digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi
sangat kasar, karena orang Sunda menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yg
paling halus.
Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi
pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan.
Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas
masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi
sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk
hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham,
namun sudah dalam jumlah yang minimal.
Kondisi
kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan
berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi
maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang
peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi
seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang
lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang
paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa
kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang
memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata kita
akan semakin kaya dan mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu, jangan
lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya. Cara
ini membantu untuk menghindari salah paham akibat salah persepsi.
Cara
yang lain, tingkatkan sensitivitas kita pada lawan bicara dan kurangi
sensitivitas dari lawan bicara. Dengan kata lain, tingkatkan kepekaan kita
untuk merasakan perasaan lawan bicara, agar kita lebih berhati-hati dalam
memilih dan menyampaikan kata. Sebaliknya, kurangi kepekaan kita dari kata-kata
yang diucapkan oleh lawan bicara. Jangan sampai kita tersinggung oleh hal-hal
sepele, hanya karena kita terlalu sensitif dalam menanggapi orang lain.
D.
MEMPERBAIKI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok
formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi
formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan
sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat
resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
Komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok
formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal
adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya
berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam
organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat
resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara
sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya
secara individual.
a)
Organisasi dan Komunikasi
Istilah organisasi
berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari
bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada
yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam
bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu
sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama,
melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington
dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi
sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya
manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu
komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada
manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu
komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam
organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana
prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.
Komunikasi
didefinisikan sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim
kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi.
Pertukaran informasi yang terjadi di antara penerima dan pengirim tidak hanya
dilakukan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh manusia, tetapi komunikasi
dalam organisasi yang terjadi dewasa ini juga menggunakan alat komunikasi yang
canggih. Banyak manajer dewasa ini mengirim informasi dengan sistem informasi
manajemen yang kompleks, dimana data berasal dari berbagai sumber, kemudian
dianalisis oleh komputer dan disampaikan kepada penerima secara elektronik.
Komunikasi dapat
dianalisis ke dalam tiga tingkatan analisis, yaitu komunikasi antar individu,
komunikasi dalam kelompok dan komunikasi keorganisasian. Manajer sebagai
orang-orang yang terlibat dalam pengelolaan organisasi perlu memahami tiga
tingkatan analisis tersebut.
b)
Fungsi Komunikasi
Sendjaja (1994)
menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
·
Fungsi informatif.
Organisasi dapat
dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota
dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak,
lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.
Orang-orang dalam
tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan
pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan
sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
·
Fungsi regulatif.
Fungsi ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua
hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
ü Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi
perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya.
ü Berkaitan dengan
pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya,
bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
·
Fungsi persuasif.
Dalam mengatur suatu
organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai
dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih
suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
·
Fungsi integratif.
Setiap organisasi
berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang
dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
ü Saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin,
newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
ü Saluran komunikasi
informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja,
pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
c)
Proses dan Unsur Komunikasi
Proses komunikasi
terdiri dari tujuh unsur utama, yaitu pengirim informasi, proses penyandian,
pesan, saluran, proses penafsiran, penerima umpan balik. Model komunikasi ini
banyak dipergunakan dalam organisasi untuk menganalisis komunikasi.
Unsur-unsur Utama
Komunikasi :
·
Pengirim
Pengirim adalah orang
yang memiliki informasi dan kehendak untuk menyampaikannya kepada orang lain.
Pengirim atau komunikator dalam organisasi bisa karyawan bisa pimpinan.
·
Penyandian
Penyandian merupakan
proses mengubah informasi ke dalam isyarat-isyarat atau simbol-simbol tertentu
untuk ditransmisikan. Proses penyandian ini dilakukan oleh pengirim.
·
Pesan
Pesan adalah
informasi yang hendak disampaikan pengirim kepada penerima. Sebagian besar
pesan dalam bentuk kata baik berupa lisan maupun tulisan.
·
Saluran
Saluran atau media
adalah alat dengan mana pesan berpindah dari pengirim ke penerima. Saluran yang
paling mendasar dalam komunikasi adalah berhadapan muka secara langsung
·
Penerima
Penerima adalah orang
yang menerima informasi dari pengirim. Penerima melakukan proses penafsiran
atas informasi yang diterima dari pengirim.
·
Penafsiran (decoding)
Penafsiran adalah
proses menerjemahkan (menguraikan sandi-sandi) pesan dari pengirim. Sebagian
besar proses decoding dilakukan dalam bentuk menafsirkan isi pesan oleh
penerima.
·
Umpan balik (feedback)
Umpan balik pada
dasarnya merupakan tanggapan penerima atas informasi yang disampaikan pengirim.
·
Gangguan
Gangguan adalah setiap
faktor yang mengganggu penyampaian atau penerimaan pesan dari pengirim kepada
penerima.
d)
Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar
pribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang. Dalam
melakukan komunikasi antar pribadi masing-masing memiliki cara sendiri dalam
berhubungan dengan orang lain. Johary windows merupakan salah satu model
komunikasi antar pribadi.
Komunikasi akan
berjalan dengan efektif jika masing-masing orang yang berkomunikasi mengetahui
informasi secara lengkap. Namun sering terjadi masing-masing tidak memiliki
informasi yang relevan secara lengkap. Gambar 2 mengidentifikasi empat
kombinasi, informasi yang diketahui dan tidak diketahui baik oleh diri sendiri
maupun orang lain.
1. Bidang Arena. Bidang
ini merupakan bidang komunikasi antar pribadi yang paling efektif. Baik diri
sendiri maupun orang lain sama-sama mengetahui atau memiliki informasi yang
diperlukan dalam melakukan komunikasi.
2. Bidang Gelap. Pada
bidang ini, diri sendiri tidak mengetahui informasi yang relevan secara
lengkap, tetapi orang lain mengetahui, sehingga komunikasi tidak bisa
berlangsung dengan baik atau efektif.
3. Bidang tidak
diketahui. Pada bidang ini, diri sendiri maupun orang lain sama-sama tidak
mengetahui informasi yang relevan, sehingga komunikasi berlangsung tidak
efektif.
4. Bidang depan. Bidang
depan merupakan kondisi dimana diri sendiri mengetahui informasi yang relevan
dengan apa yang akan dikomunikasikan, sedangkan orang lain tidak mengetahuinya
sehingga komunikasi juga tidak akan berjalan dengan baik atau efektif.
Komunikasi antar
pribadi dapat diperbaiki dengan dua cara yaitu perluasan dan umpan balik.
Perluasan (exposure) merupakan upaya untuk memperbesar bidang arena dan
memperkecil bidang depan. Caranya adalah dengan menjelaskan atau memberikan
informasi kepada orang lain sehingga mereka memahami informasi yang dibutuhkan,
sehingga komunikasi yang terjadi akan lebih efektif (seperti pada bidang
arena).
Umpan balik
(feedback) adalah cara lain untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antar
individu. Seperti bidang gelap dimana diri sendiri yang tidak mengetahui
informasinya, sedang orang lain mengetahuinya. Dalam kondisi ini, komunikasi
akan efektif jika diri sendiri mendapatkan umpan balik dari orang lain, dimana
orang lain mau memberikan informasinya kepada diri sendiri.
e)
Komunikasi dalam Kelompok
Beberapa variable
mempengaruhi frekuensi dan keakuratan dari komunikasi, variabel tersebut
meliputi kesempatan untuk berinteraksi, status dan kepaduan kelompok.
1. Kesempatan untuk
berinteraksi. Komunikasi dipengaruhi oleh kesempatan atau peluang untuk
berkomunikasi. Misalnya jika seorang manajer ingin meningkatkan komunikasi yang
terjadi dalam suatu kelompok, tempat duduk diatur berdekatan, lingkungan yang
gaduh dikurangi dan peluang untuk berkomunikasi dirancang.
2. Status. Pola
komunikasi dipengaruhi oleh status hubungan. Orang cenderung berkomunikasi
dengan orang-orang yang sederajat atau dengan orang-orang yang statusnya lebih
tinggi.
3. Kepaduan. Dengan
semakin meningkatnya kepaduan, para anggota mengembangkan interaksi antar
pribadi yang semakin kuat dan mereka merasakan komunikasi lebih memuaskan dan
menyenangkan.
f)
Jaringan Komunikasi
Jaringan komunikasi
berkaitan dengan pola saluran komunikasi di antara anggota kelompok atau di
antara berbagai posisi dalam struktur organisasi. Organisasi dapat menciptakan
jaringan resmi dengan menciptakan rancangan komunikasi dengan jaringan
komputer, telepon dan laporan. Jaringan komunikasi yang diciptakan akan
mempengarui fungsi dari suatu kelompok.
g)
Komunikasi Keorganisasian
Komunikasi memegang
peranan yang sangat penting mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua bagian
dan aktivitas di dalam organisasi.
Aliran komunikasi
dalam organisasi merupakan pedoman kemana seseorang dapat berkomunikasi dalam
organisasi. Aliran komunikasi formal dalam organisasi dapat dibedakan menjadi
empat, yaitu dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, horisontal dan diagonal.
1.
Komunikasi dari atas ke bawah (downward communication).
Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke
tingkat bawah melalui hirarki organisasi. Bentuk dari aliran komunikasi ini
misalnya prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas,
umpan balik terhadap bawahan dan sebagainya.
2.
Komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas
dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah
berfungsi. Bawahan diharapkan memberikan informasi tentang prestasinya dan
praktek serta kebijakan organisasi.
3.
Komunikasi Horisontal. Komunikasi horisontal merupakan
aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hirarki yang sama dalam
suatu organisasi.
4.
Komunikasi Diagonal. Komunikasi diagonal merupakan aliran
komunikasi dari orang-orang uang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak
memiliki hubungan wewenang secara langsung.
h)
Hambatan-hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif
Oleh karena
kompleksnya proses komunikasi, permasalahan dapat muncul pada tingkat individu,
kelompok maupun organisasi. Beberapa hambatan utama dalam komunikasi yang
efektif yaitu sumber, penyaringan, tekanan waktu, mendengar secara selektif,
masalah bahasa, bahasa kelompok, perbedaan kerangka acuan dan beban komunikasi
yang berlebihan.
1.
Menilai sumber. Menilai sumber maksudnya penafsiran atau
pemberian arti terhadap suatu pesan dipengaruhi oleh orang yang mengirim
(komunikator) pesan tersebut.
2.
Penyaringan. Penyaringan berkaitan dengan manipulasi
informasi, khususnya informasi yang negatif.
3.
Tekanan waktu. Keterbatasan waktu merupakan fenomena yang
terjadi dalam setiap aspek kehidupan, dan tekanan waktu menciptakan masalah
penting dalam proses komunikasi.
4.
Mendengarkan secara selektif.Mendengarkan permasalahan
secara selektif bagian dari permasalahan besar persepsi selektif, dimana
seseorang hanya mendengarkan bagian tertentu dari informasi dan mengabaikan
bagian yang lainnya dengan berbagai alasan.
5.
Masalah bahasa. Komunikasi merupakan suatu proses simbolis
yang sebagian besar tergantung pada kata-kata yang dimaksudkan mengandung arti
tertentu.
6.
Bahasa Kelompok. Pada umumnya kelompok-kelompok profesional
mengembangkan istilah-istilah teknis yang hanya dapat dimengerti oleh
kelompoknya saja.
7.
Perbedaan kerangka acuan . Komunikasi yang efektif
memerlukan adanya proses penyandian dan penguraian didasarkan pada suatu
pengalaman yang sama.
8.
Beban komunikasi berlebihan . Jika penerima mendapatkan
informasi lebih dari yang kemungkinannya dapat mereka tangani maka mereka akan
mengalami beban komunikasi yang berlebihan
i)
Mengatasi Hambatan-hambatan Komunikasi
Komunikasi yang
efektif tergantung pada kualitas dari proses komunikasi yang baik pada tingkat
individu maupun pada tingkat organisasi. Memperbaiki komunikasi dalam
organisasi berkaitan dengan melakukan proses yang akurat mulai dari proses
penyandian, penyampaian pesan, penguraian dan umpan balik pada tingkat
komunikasi antar pribadi, dan pada tingkat organisasi menciptakan dan memonitor
saluran komunikasi yang tepat. Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi.
1.
Meningkatkan umpan balik. Kesalahpahaman dapat dikurangi
jika proses umpan balik dilakukan dengan baik. Mekanisme umpan balik dalam
organisasi sama pentingnya dengan komunikasi antar pribadi.
2.
Empati. Empati pada dasarnya merupakan komunikasi yang
dilakukan berorientasi pada penerima. Komunikator harus menempatkan dirinya
sebagai penerima, sehingga proses penyandian, penggunaan bahasa dan saluran
disesuaikan dengan kondisi penerima.
3.
Pengulangan. Cara yang efektif untuk meningkatkan
efektivitas komunikasi adalah mengulangi pesan. Pengulangan membatu pendengar
atau penerima untuk menginterpretasikan pesan yang tidak jelas atau terlalu
sulit untuk dipahami ketika pertama kali mendengar.
4.
Menggunakan bahasa yang sederhana. Bahasa yang kompleks,
istilah-istilah teknis dan jargon menyebabkan komunikasi sulit dipahami oleh
pendengar atau penerima. Tidak benar bahwa gagasan yang bagus dan ilmiah harus
disampaikan dalam bahasa yang ilmiah dan teknis.
5.
Penentuan waktu yang efektif. Suatu permasalahan dalam
komunikasi antar pribadi dimana komunikator mulai menyampaikan pesannya pada
saat penerima belum siap untuk mendengarkannya. Cara yang efektif adalah
mengelola waktu untuk komunikasi sehingga pesan yang disampaikan tersusun
dengan baik, ringkas dan mudah dipahami.
6.
Mendengarkan secara efektif. Salah satu cara meningkatkan
komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan mendengarkan secara efektif.
Komunikasi adalah masalah memahami dan dipahami.
Mengatur arus
informasi. Untuk mengatasi hambatan komunikasi karena beban informasi yang
berlebihan adalah dengan mengatur arus informasi. Komunikasi diatur mutunya,
jumlahnya dan cara penyampaiannya.
SUMBER REFERENSI
