KOMUNIKASI BISNIS #
 |
DISUSUN OLEH :
DIKA LISTYANINGRUM (1C214719)
DIAN BUDIANA (12214976)
INTAN FEBRIANI (15214368)
FITYAN NURUL SOFA (14214354)
UNIVERSITAS GUNADARMA
J1 KALIMALANG
A. Pola Komunikasi Bisnis
Secara
umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu :
1.
Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi, garis, fungsional,
maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing
sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan
proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi
informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
a) Komunikasi dari atas ke
bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan
jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi
ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
·
Memberikan pengarahan atau
instruksi kerja tertentu,
·
Memberikan informasi kenapa
pekerjaan itu harus dilaksanakan,
·
Memberikan informasi
tentang prosedur dan praktik organisasional,
·
Memberikan umpan balik pelaksanaan
kerja kepada para karyawan,
·
Menyajikan informasi
mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang
tujuan yang ingin dicapai.
b) Komunikasi dari bawah ke
atas
Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan
yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan
mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang
lebih tinggi.
c) Komunikasi Horizontal
Atau horizontal communication atau sering disebut
komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu
organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.
d) Komunikasi Diagonal
Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara
dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal
antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan
bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain
sebagainya.
2.
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada
dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan
kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang
mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor
yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film,
dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang
berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
B.
Mengelola
Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu
diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1.
Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan
meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
a.
Mengurangi jumlah pesan
b.
Instruksi yang jelas
c.
Mendelegasikan tanggung jawab
d.
Melatih petugas
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan
tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu
perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi
perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada
2 falsafah dalam komunikasi yaitu:
a.
Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
b.
Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan
cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada
public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam
artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam
kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan
inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi,
ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :
a.
Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
b.
Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
c.
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
d.
Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika
memang ada yang salah segera mohon maaf
e.
Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi
dalam wujud nyata.
C. Masalah komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi
merupakan kunci utama dalam kesuksesan berorganisasi. Namun mengingat banyaknya
orang yang terlibat didalamnya tentunya muncul hambatan-hambatan komunikasi
seperti ;
1.
Hambatan dari Proses
Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan
disampaikan.
2.
Hambatan Fisik yaitu
hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
3.
Hambatan Semantik yaitu
hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan
istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
4.
Hambatan Psikologis yaitu
hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan
atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami
perubahan
5.
Hambatan Manusiawi yaitu
hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam
menyikapi informasi atau pesan
6.
Hambatan Organisasional
yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan
yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala
seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang
mengakibatkan sebuah hambatan.
7.
Hambatan-hambatan Antar
Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi,
biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang
menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi.
Hambatan-hambatan tersebut memicu adanya
konflik. Menurut
Stoner dan Wankel (1993) terdapat lima jenis konflik, yaitu:
1. Konflik Intrapersonal.
Konflik
intrapersonal adalah konflik seseorang dengan dirinya sendiri. Konflik terjadi
bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin
dipenuhi sekaligus. Kalau konflik dibiarkan maka akan menimbulkan keadaan yang
tidak menyenangkan. Ada tiga macam bentuk konflik intrapersonal yaitu:
a.
Konflik pendekatan-pendekatan, contohnya orang yang dihadapkan pada dua
pilihan yang sama-sama menarik.
b.
Konflik pendekatan – penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada
dua pilihan yang sama menyulitkan.
c.
Konflik penghindaran-penghindaran, contohnya orang yang dihadapkan pada
satu hal yang mempunyai nilai positif dan negatif sekaligus.
2. Konflik Interpersonal.
Konflik
Interpersonal adalah pertentangan antar seseorang dengan orang lain karena
pertentangan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua
orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain. Konflik
interpersonal ini merupakan suatu dinamika yang amat penting dalam perilaku
organisasi. Karena konflik semacam ini akan melibatkan beberapa peranan dari
beberapa anggota organisasi yang tidak bisa tidak akan memengaruhi proses
pencapaian tujuan organisasi tersebut.
3. Konflik antar individu-individu dan kelompok-kelompok.
Hal
ini seringkali berhubungan dengan cara individu menghadapi tekanan-tekanan
untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja
mereka. Sebagai contoh dapat dikatakan bahwa seseorang individu dapat dihukum
oleh kelompok kerjanya karena ia tidak dapat mencapai norma-norma produktivitas
kelompok dimana ia berada.
4. Konflik antara kelompok dalam organisasi yang sama.
Konflik
ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi.
Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja – manajemen merupakan dua
macam bidang konflik antar kelompok.
5. Konflik antara organisasi
Contoh
seperti di bidang ekonomi dimana Amerika Serikat dan negara-negara lain
dianggap sebagai bentuk konflik, dan konflik ini biasanya disebut dengan
persaingan. Konflik ini berdasarkan pengalaman ternyata telah menyebabkan timbulnya
pengembangan produk-produk baru, teknologi baru dan servis baru, harga lebih
rendah dan pemanfaatan sumber daya secara lebih efisien.
Konflik merupakan bagian dari interpersonal experience, oleh
karena itu konflik dapat dihindari. Karena dapat dihindari maka sebaiknya
konflik dikelola dengan efektif, sehingga dapat bermanfaat dan memberikan
perbaikan organisasi ke arah yang lebih baik. Robbins (1996) membahas konflik
dari segi human relations and interactionist perspective. Dijelaskan
bahwa konflik adalah hal yang alamiah dan selalu akan terjadi. Konflik tidak
selalu merugikan organisasi selama konflik ditangani dengan baik maka konflik
akan:
1.
Mengarah ke inovasi dan perubahan
2.
Memberi tenaga kepada orang bertindak
3.
Menyumbangkan perlindungan untuk hal-hal dalam organisasi
4.
Merupakan unsur penting dalam analisis sistem organisas
Konflik sebaiknya lebih efektif dalam menangani konflik dengan
mengetahui kemampuan diri sendiri dan juga pihak-pihak yang mempunyai konflik.
Berikut lima tindakan dalam penanganan konflik :
1. Berkompetisi
Tindakan
ini dilakukan jika kepentingan sendiri lebih diutamakan di atas kepentingan
pihak lain. Pilihan tindakan ini bisa sukses dilakukan jika situasi membutuhkan
pengambilan keputusan dengan cepat. Tentu saja situasi menang–kalah (win-win
solution) akan terjadi dalam tindakan ini.
2. Menghindari konflik
Tindakan
ini dilakukan jika salah satu pihak menginginkan untuk menghindari konflik baik
secara fisik ataupun psikologis. Menghindari konflik dapat dilakukan jika
masing-masing pihak mencoba untuk mendinginkan suasana ataupun membekukan
konflik untuk sementara.
3. Akomodasi
Yaitu
jika salah satu pihak mengalah dan mengorbankan beberapa kepentingan sendiri
agar pihak lain mendapat keuntungan dari situasi konflik tersebut. Tindakan ini
sering disebut sebagai self sacrifying behaviour. Pertimbangan antara
kepentingan pribadi dan hubungan baik menjadi hal yang utama di sini.
4. Kompromi
Tindakan
ini dapat dilakukan jika ke dua belah pihak merasa bahwa menjaga hubungan baik
sangat penting. Masing-masing pihak akan mengorbankan sebagian kepentingannya
untuk mendapatkan win-win solution.
5. Berkolaborasi
Menciptakan win-win
solution dengan saling bekerja sama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar